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如何做好新时期的档案编研工作
更新时间:2018/5/8

如何做好新时期的档案编研工作

内容摘要:近些年来档案编研工作取得的成绩是有目共睹的,出现了许多档案编研研究的人才。但是纵观其发展历史不难发现,档案编研的技术水平还有待提高。本文阐述了新时期的档案编研工作意义作用,分析了影响档案编研质量的各种因素,并就如何加强档案编研工作提了几点建议。

关键词:新时期 档案编研

档案是人类历史活动的重要记录,是人类学问的珍贵载体,档案编研工作是档案部门应社会的需求,将档案信息资源最大化地发掘出来,以起到扩大社会化大生产的目的,是利用档案服务于社会需求的重要环节。较利用原始档案而言,档案编研工作是较高形式和较高效能的提高利用的手段,也是档案部门开发档案信息资源的有效途径。面临新形势、新体制,档案部门必须与时俱进,积极探索新路子、新方法,为领导决策、单位发展提供多层次全方位的档案编研信息,使档案工编辑默默无闻的劳动转化为现实的经济效益与社会效益,使档案的学问得到充分释放和展现。

    一、档案编研工作的意义和作用

 (一)档案编研为机关管理、科学发展提供最全信息

档案部门主要通过对各类档案进行分析研究,去粗取精,去伪存真,综合加工,将准确的、可靠的各种档案信息,按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果,调阅使用人员可少花时间、少费精力,获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。档案部门通过编研工作,改变过去那种“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式,积极主动地为单位加强管理、科学发展提供准确可靠的全面信息。

(二)档案编研是有效开发利用档案资源途径和方法。

档案的提供利用,一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式,虽然利用者可以看到档案文献的原件,但由于受地点、时间等条件的限制,加上案卷繁多、查阅不便,所以往往不能及时地利用,而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案文献编研工作则可以克服这种弊端,打破以往档案“养在深闺人不识”的局面,较好地适应利用者的要求。

(三)档案编研为推广先进、先容经验提供最新信息。

档案部门保存着成千上万的档案,既载有成功的经验,又记录失误的教训,这些档案是历史的见证者。但这些档案平常都淹没在陈纸故堆中,不是人人都了解的。所以,档案部门可以将档案中有价值的、有推广意义的资源信息,撰写成编研成果,在单位内部或社会广泛传播,让成功经验或科研成果得到推广应用,开花结果,使“静止”的档案信息变成了“流动”的档案信息,“死”档案变成了“活”档案,“陈”档案变成了“新”档案,沟通了单位档案信息的内外交流,便于互相学习,取长补短。

(四)档案编研为领导决策、教学服务提供最佳信息。

档案部门不能停留在“收收发发”、“借借还还”这种服务方式上,要改变人们把档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识。档案部门不能满足于编辑汇编、写写概况这种低层次的利用工作,而要充分利用档案信息资源,进行综合分析,撰写调研报告,提出改善管理的具体措施,发掘档案资源的最佳信息,拿出高层次的有份量的编研成果,为单位领导决策和提高工作查考发挥参谋助手作用,为单位发展作出积极的贡献。

(五)档案编研工作是科学研究的基础和条件。

科学研究必须在有各种材料的基础上进行,特别是系统、大规模的研究工作,更需要大量的资料。然而随着社会的前进,档案资料的数量越来越多,利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案资料按一定专题整理编研,就会大大方便利用,提高科研工作的速度,有利于科研成果的早日完成。

(六)档案文献编研工作是保存,积累、传播历史典籍的重要措施。

档案资料是党和国家的宝贵财富。加强对档案资料的保护,最大限度地延长档案的寿命,是档案部门的重要职责,通过档案编研工作,可以使许多重要的档案资料复制和流传,可以使档案文献得到保存,也有效地积累和传播了档案历史典籍。所以说,档案编研活动又是积累和传播常识的重要手段。

(七)档案编研及时为单位提高档案管理水平提供最快信息。

单位档案管理的各项业务工作,如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作,也是搞好档案编研工作的前提和基础,不做好这些工作是无法进行编研工作的。通过编研工作,可以看出档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全。通过编研工作,自我发现自我检查自我改正,为加强单位档案管理的基础工作,促进单位档案管理水平的提高提供最快信息。

    二、影响档案编研工作的因素

    (一)档案保管的分散性影响了档案的有效开发。

档案保管的分散性包括保管地点的分散性及保管形式的分散性。档案的保管地点随着档案形成年限的不同而不同,由档案室到档案馆,档案馆又分为综合性与专业性档案馆,国家级与地方级档案馆等,不同的档案保存在不同地点这势必会对档案开发造成或多或少的影响。进馆档案又有来源、事由等不同分类法,使有内容联系的档案在实体保管时变得分散了。

    (二)利用范围的内向性影响了档案的有效开发。

    档案在档案室阶段是档案第一价值实现阶段,档案室是某一独立的社会组织的内部职能机构之一,没有向社会提供利用服务的职责和义务,这个时期档案主要服务对象是档案形成机关,为本单位的各项工作服务。档案在档案馆阶段是档案第二价值的实现阶段,档案馆是社会中专门保管具有国家历史意义的历史学问财富并向社会各界提供广泛服务的基地,但由于档案查阅手续烦琐,一般人很难轻易的接触到档案,这些都给档案开发带来了不便。

    (三)开发意识的被动性制约了档案的有效开发。

    长久以来,档案工作人员就处在一个被动的状态,只有上级下达任务及年度工作量的压力下才完成工作,档案工编辑是档案信息资源有效开发的操纵者,档案工编辑的学问层次及对工作是否用心、细致,直接关系到档案信息资源是否能够有效的开发。档案中所存在的信息是不变的、静止的,不经过对档案信息的仔细研究是发现不了蕴藏在档案信息中更深层次的含义的,而如何从一定量的档案信息中开发出更多的有用的资源,这也要求咱们的档案工编辑对档案信息的开发工作积极参与,用心探索。

(四)常识结构的陈旧性制约了档案的有效开发。

    档案中所蕴含的信息是多方面的,涉及历史、社会、经济等等方面,这就要求档案工编辑不仅要掌握档案相关常识,而且也要相应地掌握一些历史、社会、经济方面的常识,掌握相应的外语及计算机常识才能更好更有效地开发档案信息资源。

三、如何做好档案编研工作

档案编研工作是单位档案部门的一项基础性工作,也是一项专业性、技术性和常识性较强的工作。努力完成单位档案编研工作,确保在档案编研成果上出“精品”夺“名牌”,是档案编研部门必须认真思考的问题。

(一)加强学习注重实践,努力提高编研人员的素质。

档案编研人员良好的政治素质和业务素质是做好单位档案编研工作的前提和保障。档案编研人员要加强理论修养,改进思想作风,热爱本职工作,忠于职守,尽职尽责,确保档案安全,自觉遵守档案法律法规。单位档案编研工作的专业性、技术性特点要求档案编研人员除了具备系统扎实的档案学的基本理论、基本常识和基本技能外,还应熟悉和掌握单位教育管理和教学办法等方面的科学常识,同时要理论联系实际,勤于实践,不断提高自己的业务才干和办事能力;要脚踏实地,爱岗敬业,淡泊名利,埋头苦干,在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。单位档案编研人员的政治素质、业务素质水平和办事能力越高,档案编研的水平就高,编研成果的质量也就越高。

(二)采用先进技术,全面提高编研工作的现代化水平。

以电子技术和信息处理技术为代表的现代办公技术,使人们的工作、生活方式发生重大变化。以前相当数量的档案部门的工作仍停留在“锥子、剪子、线绳子”阶段,由此产生的存量大,效率低,检索困难等问题也非常突出。目前,人们对档案的利用需求是多方面的而且一次利用档案数量扩大,时效性、专题性、准确性要求提高,依靠传统的手工检索方式已不能满足社会的需要。这就要求咱们采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术等现代化手段来提高档案利用效率及减轻档案管理人员的劳动。也只有档案工作现代化,才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾,更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。档案信息资源开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高档案编研的现代化水平。

(三)加强档案收集整理,保证编研基础信息的齐全完整。

在档案工作的起始阶段,人们没有实践经验,难以确定、区分资料的价值,面对众多的档案材料,总觉的“存之无用,弃之可惜”,这是很正常的。一个单位的档案积累了数十年之后,面对成千上万的档案史料又会出现“存时嫌多,用时嫌少”的局面。往往在文献编研和档案利用过程中会发现,过去有些重大事件、重要活动,既未留下文字记载,也未留下照片资料,仅凭一些老同志的回忆。但随着时间的流逝,每个人的说法不一,这是十分令人惋惜的。还有一些重要的依据、协议查无下落,为今后土地、资产的处理留下后患。这些都为咱们敲响了警钟,要求咱们档案工作人员在接收档案时,必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收,发现问题,及时补救。还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收回,并妥善保管,绝不能因现在的疏忽而愧于后人。

(四)依托档案,拓宽渠道,扩大单位档案编研素材的来源。

档案是搞好编研工作的来源和基础,没有丰富的档案提供给编研人员使用,是无法开展编研工作的。但是,仅仅依靠这一点是不够的。要搞好编研,提高编研成果的质量,特别是提高高层次档案编研成果的质量,不能局限于单位的档案资源,还应该拓宽渠道,扩大编研工作基本素材的来源,广泛收集国内国外有关文献资料。从这些文献资料中,了解和掌握国内国外同行业的水平。通过综合分析,研究对比,作出评价,编写具有一定深度的编研成果。因此,单位档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外,还应注重收集与单位有关的各种文献资料,不断丰富编研工作的素材,适应单位档案编研工作的需要。

(五)部门配合,优势互补,增强单位档案编研工作的合力。

档案编研工作是单位档案部门的重要工作,理所当然应由单位档案编研人员来完成。但在多数单位存在这样情况:一是由于编研人员常识的局限性,对种类繁多的单位档案、特别是内容丰富的教学档案难以全部熟悉;二是胜任编研工作的档案人员不可能配备足额,无法承担大量的编研任务。为解决这些问题,单位档案部门可以聘请其它部门的专门人才协助,合作完成提出的编研课题。通过单位档案部门和其它部门相互合作,取长补短,优势互补,形成档案编研工作的合力,这样既完成了编研工作的既定任务,又提高了档案编研成果的质量。

(六)建章立制,奖惩分明,保证档案编研工作的实施。

按照党和国家关于档案工作的方针政策和法律法规,结合单位工作特点,建立健全单位档案工作的各项制度,确保单位档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行,逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。对在单位档案编研工作中作出成绩的有关人员予以奖励;对在改善机关管理、提升效率、发挥重大效益的档案编研成果,应该列为参加单位科学成果的评奖范围。

总之,档案编研工作是对人类精神财富的升华和再创造,是一项功在当今,利于后世的伟业。因此,要在实践中始终坚持求真务实的态度,勤奋学习,勇于探索,要从根本上转变观念,相应地重新调整和定位,变被动为主动,开拓创新,努力开发更多适应工作需要的档案编研课题,让档案编研工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益。


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