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在规范婚姻登记档案管理工作中的分析与思考
编辑:齐晓萍 彭彩蕾  更新时间:2013/8/29

在规范婚姻登记档案管理工作中的分析与思考

 

婚姻登记档案是婚姻登记机关在依法办理婚姻登记、撤销婚姻、离婚登记和补发婚姻登记证等工作的真实记录,是婚姻当事人的婚姻关系和婚姻状况是否合法的真实凭证,与广大人民群众的利益息息相关。随着社会法制的健全和文明和谐的提高,越来越深入到咱们生活的各个方面。当事人在经济活动中的法律地位、在生育活动中婚姻家庭关系、在经济活动中的担保责任,甚至在寻求配偶的婚介活动中,都需要利用婚姻登记档案,出具婚姻状况证明。可见,建立健全婚姻登记档案管理体系,是维护家庭和谐的基础,是维护婚姻当事人合法权利的有效手段,因此做好规范婚姻档案的管理工作势在必行。

为规范我县的婚姻登记档案管理工作,近日,县档案局对县民政局的婚姻登记档案管理工作进行了重点检查引导。下面就检查情况分析如下:

一、主要做法

(一)加强组织领导,建立婚姻登记档案管理工作机制。近年来,该局高度重视婚姻登记档案管理工作,将婚姻登记档案管理工作纳入婚姻登记工作重要日程,列入全局总体工作规划。不仅列入局年度工作计划,还制定了专项工作安排;并将婚姻登记档案管理工作作为局机关管理事务中的一项重要内容纳入年度目标考核体系,与其它工作同部署、同组织、同考核,真正做到了认识到位,组织到位,措施到位。

同时,为确保婚姻登记档案管理工作有人负责、有人落实,专门安排2名婚姻登记员负责婚姻登记档案管理工作,并明确了档案管理工作的职责和要求,为婚姻登记档案管理工作走上规范化,提供了强有力的组织保障。

(二)规范档案管理制度,实现档案管理法制化。县民政局档案室制定了《婚姻登记档案保密制度》、《婚姻登记档案查阅制度》、《婚姻登记档案保管制度》、《婚姻登记档案填写规范》等制度,严格婚姻登记档案分类,认真实行档案的立卷原则和归档要求,对婚姻登记档案管理的职责、归档材料、管理保护、计算数据的保存方式等都做出了明确的规定,为依法管理婚姻登记档案提供了有力保障。

(三)采取有力措施,确保婚姻登记档案管理科学化。为确保婚姻档案管理科学化,该局在婚姻登记方面主要采取了四个方面的措施。一是婚姻登记员对婚姻登记档案进行了认真整理、造册分类,装订成册,再立卷归档。并在整理归档的同时做到有目录、有序号、有页码,以便查找。二是对已登记的婚姻档案,凡达到一定年限,都移交给县档案局进行统一专门保管。三是对历史遗留下来的档案进行了认真清理,分类归档,做到妥善保管。四是建立档案材料查询制度。当婚姻当事人需要查询档案材料时,由婚姻登记员对查询人姓名、时间、查询内容进行详细记录,查询完毕后,及时做好归档工作。

(四)强化学习培训,增强婚姻登记员档案管理业务素质。婚姻登记档案管理是婚姻登记工作的重要组成部分。为进一步促进婚姻登记档案管理工作的规范化和科学化,该局着力从三个方面强化婚姻登记员档案管理业务素质:一是配备婚姻登记档案管理工具书,并将国家和省、市有关婚姻登记档案管理标准和规范复印,发至婚姻登记员,做到人手一份。二是认真组织学习《婚姻登记管理办法》及相关业务常识,要求婚姻登记员不但要熟练掌握业务常识,还要能够应用于实际工作中。三是将婚姻登记档案管理有关标准和要求制作成标牌统一上墙,便于婚姻登记员随时参照、学习和掌握。

(五)做好婚姻登记档案的查寻利用工作。近年来,查询个人婚姻登记档案信息的人次与日俱增,利用的目的也由原来的补证、离婚、结婚、生育等扩展到独生子女奖励、申请购房贷款、申报户口、确定财产性质、公检法办案等等,公民、公务对婚姻档案的利用需求愈加广泛。为满足档案利用者的需求,该档案室优化利用了多种服务措施,甚至加班加点,随时为档案利用者提供服务,方便了社会各方面尤其是广大人民群众的需求,从而履行了有效服务社会、服务婚姻当事人的职能。

二、存在的问题

县民政局档案室在婚姻登记档案管理工作中取得了一定的成绩,但与当前档案科学规范的要求还存在一定的差距。

(一)分散登记时所形成的档案存在的问题较多。一是材料收集不齐全。由于以前在乡镇机关登记,所形成的婚姻档案保管比较混乱,导致有的整体收集不够齐全,有的个体收集不够齐全,有的甚至年度出现空白。二是错误率高。主要是登记姓名、出生日期填写混乱,造成当事人证件内容与身份证件不符。三是婚姻登记材料立卷归档不规范。有部分乡镇没有对婚姻档案进行编号处理,想要查一份婚姻档案都要从头翻一遍。这都会给现在婚姻登记档案的利用和查阅带来一定的难度,也给当事人带来极大的不便。

(二)档案工作宣传方法较少。档案管理本来就是一项默默无闻的工作,很难在短期内体现出业绩和作用,由于宣传的活动和载体不多,致使全员参与和支撑档案管理的良好氛围尚未形成。

(三)档案利用不规范。据调查,在提供利用婚姻登记档案的过程中,没有严格做到按程序办理,对利用者的身份审查不够严格,保密措施不健全,利用效果未作统计分析,造成在利用过程中对登记内容失泄密,有损害婚姻登记当事人权益的现象。

三、几点体会

(一)要依法行政,规范婚姻登记档案管理工作。婚姻登记是依法为当事人确立或解除婚姻关系的一项执法工作,而婚姻登记档案则记录了当事人婚姻关系变更的法定过程,因此通过婚姻登记档案,折射出婚姻当事人的切身利益。只有充分认识婚姻登记档案对当事人的重大意义,才能有效地依法利用婚姻登记档案来维护当事人的合法权益。

(二)要履行服务职责,开拓婚姻档案服务的新领域。在婚姻档案的利用过程中,可以对当地的婚姻登记情况进行分析,比如对离婚当事人的身份、年龄、学问状等分析,从而能够为有关部门提供有效的分析资料。只有以新思路、新途径、新方法,才能不断地拓展婚姻档案的服务领域,改善服务手段,提高服务水平,创新服务机制,不断为婚姻档案的利用开辟新的途径。

(三)要做好婚姻登记档案的保密工作。《婚姻登记档案管理办法》第十五条对婚姻登记档案的利用作出了明确规定:要求婚姻登记档案管理部门应当建立档案利用规章制度,明确办事程序;对婚姻登记机关、婚姻当事人及其委托人、司法部门、律师及其他诉讼代理人、其他单位组织和个利用婚姻登记档案,分别作出实体性和程序性要求,并规定利用婚姻登记档案的单位、组织和个人不得公开登记内容,不得损害婚姻当事人的合法权益;婚姻登记档案不得外借,复印时应加盖档案保管部门印章。各级国家综合档案馆和其他婚姻登记档案管理部门在开展查档服务时都必须严格遵守上述规定,不得违反。

总之,在婚姻登记档案管理工作中,必须遵照《档案法》和《婚姻登记档案管理办法》的规定,加强婚姻登记档案的规范化管理,有效保护婚姻登记信息,切实维护婚姻当事人的合法权益,立足婚姻档案工作实际,做好民生档案管理工作,为构建和谐社会服务。

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