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异地查档的问题及建议
更新时间:2019/11/8

异地查档的问题及建议

娄红

异地查档是近年来出现的一种新型查档方式,它具有方便快捷的特点,可以为广大的查档者提供极大的便利。当前,我国各地异地查档工作呈现出快速发展的趋势,并且范围越来越广,从单一区域逐渐扩大了全省范围和多省市跨地区查档。在异地查档实践快速发展的同时,国内学界的研究却相对滞后,笔者在知网检索篇名含“异地查档”的文献,共得到27个结果,其中绝大多数为篇幅很短的消息,只是单纯地先容一项工作,鲜有研究性文章,尤其缺少比较系统和深入的研究。鉴于此,本文将分析异地查档的类型、特点以及可能面临的问题,并提出建议,希翼对实践工作和相关研究有所裨益。

一、异地查档的类型

传统的查档方式,是查档者到保管档案的地方档案馆现场查阅,由工作人员出具档案复制件作为证明材料。异地查档是相对于传统查档方式而提出的概念,广义上而言,凡是不需要到保管档案的档案馆查档,就可以获得档案馆出具的证明材料,都可以称之为异地查档。广义上的异地查档包括以下几个类型:

1.跨馆查档

所谓跨馆查档,就是在某一个档案馆,可以查询到保存在另外一个档案馆的档案,并获得证明材料,一般是指在居住地或者工作地的档案馆查询保存在外地档案馆的档案。我国当前正在快速发展的异地查档,主要就是指这种方式。江苏省宝应县档案馆首例“异地查档、跨馆出证”服务就是一个很好的例子,2019年1月11日上午,高邮的姜女士因需要查找自己的婚姻档案,但又记不清是在宝应还是在高邮登记的,所以先到宝应县档案馆查询个人婚姻档案,工作人员在查档系统未检索到姜女士的婚姻记录,之后通过“江苏省民生档案服务平台应用系统”向高邮市档案馆提交跨馆查档申请,很快查到了姜女士的婚姻档案,并为其出具了证明。

2.电话查档

电话查档也是一种比较便捷的查档方式,在现实中也比较多见,主要服务对象是居住于外地、不便到档案馆查档的人。笔者所在的山东省诸城市档案馆就曾多次接到来自外地的查档者的电话,请求帮助查阅参加工作时间、退伍登记等相关档案材料。一般来说,电话查档处理方式有两种:一种是查档者只需要了解和确认档案材料中所记载的信息,不需要档案馆出具证明,工作人员将查档者相关信息进行登记后,口头告知其档案信息即可;另一种是查档者需要档案馆开具证明材料,工作人员会首先要求其提供合法身份证明及先容信,待收到合法查档证明后为其开具档案证明,并按实际需要选择适当方式邮寄给查档者。2018年10月,诸城市档案馆接到上海市闵行公证处电话,称其受理了当事人吴某关于继承其姐姐遗产的公证申请,对吴某提交的由本馆出具的证明其家庭关系的档案材料请求核实。根据查档电话提供的线索,档案馆工作人员很快为其找到了所需档案,并约定上海闵行公证处提供先容信及其经办人、当事人身份证件后,为其出具档案证明。就这样,无需千里跋涉费时费钱,通过简单的电话和信函,一次重要查档工作就完成了。通过电话查档,诸如上海闵行公证处等远程查档者,无疑是最大的受益者。

3.网上查档

网上查档是伴随计算机信息技术的普及而出现的一种新型查档方式,这种查档方式按照查阅内容的不同,可以分为两种:一种是网上只能查詢到档案目录,第二种是网上可以查阅档案材料全文。当前,第一种方式在我国已经比较普及,各地都相继建立起了档案目录中心。据知网检索篇名“异地查档”显示,最早的一篇文献《安徽灵璧“知青档案目录”为异地查档提供方便》,就是先容2013年苏州的一名查档者在灵璧档案信息网上检索到其知青档案目录,根据目录最终查到了所需要的档案。网上查阅档案材料全文,目前在我国已有部分档案馆开展了相关的工作,但各地发展不一,水平参差不齐,大都持有保守态度,总体上仍然处于探索阶段。

二、异地查档的特点

相比于传统的查档方式,异地查档有两个突出的特点:

1.方便快捷高效

首先,异地查档改变了传统查档“需要跑腿”的低效率,具有方便快捷高效的特点。传统查档方式,查档者必须亲自到档案馆,才可以查阅档案,如果距离很远,就需要付出很多时间和金钱。通过异地查档方式,查档者在居住地档案馆,甚至足不出户,就可以查阅外地档案馆的档案,获得档案馆开具的证明材料,这对查档者而言无疑是非常便捷的,可以同时降低查档者的时间和金钱成本。对档案馆而言,异地查档的效率也更高。

2.利用现代技术

传统查档方式,档案馆工作人员在馆内接待查档者,采用手工或计算机检索查档方式。异地查档更多地使用了现代技术,尤其是计算机信息技术。无论是跨馆查档、电话查档,还是网上查档,都需要有现代技术做支撑。我国政府大力倡导“信息多跑路,群众少跑腿”,要做到这一点,就必须充分利用现代技术。异地查档正是借助现代技术,实现了这一点。

三、可能出现的问题

异地查档可以极大地方便广大查档者,同时也可以有效提升档案馆的工作效率,但也存在潜在的问题,主要包括以下几个方面:

1.技术人才匮乏

异地查档是档案馆充分利用现代技术而采取的查档方式,在这个过程中,无论是档案网站的建设运行,还是查档平台的维护,几乎每一个重要的环节都需要信息技术人才持续投入工作。然而,当前我国各地档案馆,尤其是县市级档案馆,信息技术人才是非常匮乏的,尤其缺少高水平的人才。这使得很多地方档案馆在开展异地查档工作中,技术方面高度依赖信息技术企业。从长远来看,这种情况存在两个比较大的风险,一个是信息泄露风险,另一个是企业破产倒闭的风险。

2.缺少法律制度保障

异地查档是近几年才产生的一种新生事物,各地档案馆都是在不断探索之中,可以说是摸着石头过河。虽然少数省市出台了相关规定,如四川省出台了《四川省国家档案馆民生档案异地查档跨馆服务办法》,但总体而言,我国异地查档,仍然缺少统一的、具有约束力的规范,缺少法律制度保障。诸如查档者需通过何种方式提供何种身份证明、可以异地查询哪些类别的档案、开具证明材料如何使用印章、邮寄证明材料的方式途径等等,都需要有比较明确的引导性意见。

3.跨区域查档缺少统一规划

异地查档如果只是在一个较小的范围内,比如在乡镇档案室查询县级档案馆的档案,不会涉及到统一平台的问题。当异地查档的范围突破县级行政区域,尤其是出现跨市、跨省的异地查档时,就会面临统一平台的问题。我国各地档案馆的档案网站和查档平台都是独立建设和运行的,相互之间存在技术上兼容性问题。当前,我国已经出现了跨省的异地查档工作,沪、苏、浙、皖三省一市就已经启动了这项工作。可以预见,未来跨省的异地查档工作所涉及的省市数量会越来越多。统一的平台如何建立和维护,经费如何保障等等,都需要有统一的规划。

四、建议

1.引进高素质技术人才

从长远来看,档案馆的技术工作,包括异地查档中的技术工作,都必须降低对信息技术(下转32页)(上接59页)企业的依赖,只有这样才有利于档案信息技术工作长期可持续发展,才可以避免信息泄露和企业倒闭造成的风险。要做到这一点,就必须引进高素质的信息技术人才。档案馆要通过政策、收入等方面的倾斜来吸引高素质人才的加入,并使其长期留在技术岗位上,发挥他们的专长。

2.出台相关规范

异地查档是一种新型的查档方式,可以为群众提供极大的便利。但每一种新生事物的产生,都会产生很多新的问题,如何预见和有效应对可能出现的问题,都需要完善的法律制度的保障。异地查档如何规范化运行,原有的查档方式与异地查档二者如何协调,责任如何追究等等,这些都需要国家出台相关规范,来引导现实的工作。

3.创建全国性平台

我国的异地查档工作从单一的行政区域开始,已经逐渐发展到了省域范围,并出现了多省市合作的情况。这种快速发展的局面,已经告诉咱们,有必要建立一个全国性的异地查档平台,将全国各级地方档案馆都囊括在内,各地档案馆可以根据自身的工作进展逐步加入平台。统一的全国性平台可以免去地方平台重复建设的成本,同时也可以将风险降到最低。

总之,异地查档符合时代发展的要求,符合人民群众对提高政府工作效率的诉求。异地查档是新生的事物,其快速发展在带来便利的同时,也将面临新的问题,咱们应该对此给予足够的认识。

(编辑单位:山东省诸城市档案馆)


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